تو یکی از جلسات عارضه سنجی، چالشی جالب داشتیم.
پای ماشین آلات سنگین و جرثقيل هایی در میان بود که اگر درست عمل نمی‌کردند، خسارت های جانی و مالی به همراه داشتند. به نظر همه چیز انجام میشد ولی یک نکته عجیب وجود داشت، هیچ برنامه تعمیرات و نگهداری پیشگیرانه(PM) ای وجود نداشت. موضوع را پیگیری کردیم.

از مدیر نگهداری و تعمیرات پرسیدیم مگر میشود هیچ برنامه PM ای نداشت؟ خندید و با تمسخر گفت: “آقا PM پیشکش، اگر ماشین دوباره کار کنه، باید کلاهمون را بندازیم هوا”.

بیشتر که پرسیدیم معلوم شد وقتی ماشینی را اینجا می آورند اینقدر کار تعمیراتی دارد که آنها باید روزها وقت بگذارند تا شاید ماشین به شرایط نرمال اولیه نزدیک شود و آنقدر شرایط کاری فشرده و فورس است که هیچ وقت اجازه توقف کار را به ایشان برای انجام تعمیرات پیشگیرانه داده نمی‌شود.

رفتیم به مدیر عملیات گفتیم چرا میگذاری ماشین هایت به چنین وضعی بیافتند و بعد میفرستی برای تعمیر؟  گفت “ما کارمان به این واحد بیافتد که حسابمان با کرام الکاتبین است. خدا نکند ماشینی را به اینها بدهیم. اصلا پس مان نمیدهند. شاید دو ماه بعد رنگش را ببینیم. اگر قرار باشد ماشینی برود و برنگردد بگذارید تا آخرین لحظه کار کند”.

این مساله آنقدر روتین شده بود و همه به وجود این مساله عادت کرده بودند که کسی به تبعات بلند مدت آن فکر نمیکرد. از مدیر شرکت پرسیدیم آیا تا به حال جلسه ای با حضور هر دو فرد بوده که این مساله در آنجا مطرح شده باشد؟ با تعجب گفت ” مگر مساله ای هست؟ جلسه میخوا چه کار؟ حالا میخوان بیان بشینن وقت شونو تلف کنن با هم دعوا کنن”.

آن جلسه را خیلی خوب به یاد دارم. ما انتظار یک جلسه چالشی پر از دعوا و بحث را داشتیم ولی در کمال آرامش، وقتی هرکسی از دغدغه هایش گفت، قبول کردند راهکار میانه ای انتخاب کنند که نه سیخ بسوزد و نه کباب.

خیلی وقتها مشکلات سازمانی با یک جلسه ساده و دور هم جمع شدن افراد حل میشود. باید کمک کرد تا جوی ایجاد شود که افراد اولا علاقه به حل مساله داشته باشند و به وجود آن عادت نکنند. ثانیا بدانند در جلسه با دغدغه های هم می‌توانند بیشتر آشنا شوند و امکان پیدا کردن راه حل بیشتر است. شاید مشکل صرفا دیدن شدن و شنیده شدن باشد.

پیشنهاد می کنم مطالب سایت متمم در خصوص مدیریت جلسات کاری را نیز بخوانید که می تواند بسیار در تغییر نگرش افراد و مدیریت صحیح جلسات تاثیر گذار باشد.